תמונה על ידי גרהרד 

"אני לא מאמין באימייל. אני ילדה מיושנת.
אני מעדיף להתקשר ולנתק". 
- שרה ג'סיקה פארקר

1. דואר אלקטרוני הוא לעתים קרובות אמצעי לתקשורת לא רשמית.

ככזה, אתה יכול להפחית באופן דרמטי את משך הזמן המושקע באימייל עם תשובות קצרות ויעילות כמו "תודה" ו"מובן" ו"מסכים". לוותר על הרשמיות במידת האפשר ולהגביר את היעילות.

2. עותק פחמן עיוור (bcc) הוא לרוב הכלי של הפחדן הפסיבי-אגרסיבי.

לפני הכללת כתובת דואר אלקטרוני בשדה זה, תמיד שאל את עצמך מדוע אתה משתמש בה. אם אתה מנסה לפגוע או להביך מישהו או להסתיר משהו, תעיף אותו, תעיף פנים.

3. לעולם אל תשלח מייל שנכתב כדי להביע את הכעס או האכזבה שלך ממישהו.

רגשות אלו מועברים בצורה טובה יותר בטלפון או באופן אישי, כאשר לא ניתן להגן על תוקפנות מיותרת וזונות מוגזמת על ידי האופי הפסיבי-אגרסיבי של האימייל. במילים אחרות, אל תהיה פחדן. אם אתה כועס, הרם טלפון.

4. אין תירוצים להפרת כלל מס' 3.

"שלחתי את האימייל הזועם הזה כי אני מבטא את עצמי טוב יותר בכתב וכעסתי מכדי לדבר" הוא אף פעם לא תירוץ להפרת כלל מס' 3.

5. אם אתם מקבלים מייל זועם, הרימו טלפון והגיבו מיד. כמה שיותר מהר, יותר טוב.

הדרך הטובה ביותר לטפל באדם פסיבי-אגרסיבי היא בצורה ישירה באגרסיביות. שולחי אימייל זועמים נוטים להיות אנשים שאינם מתמודדים היטב עם סכסוכים ולכן מסתתרים מאחורי טכנולוגיה. הסרת הווילון הטכנולוגי תהיה לא נוחה עבורם ולעיתים תפיל אותם ממקומם.

6. In-box zero צריך להיות המטרה שלך, ולו רק למטרות פרודוקטיביות ויעילות.

השארת דוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך מאלצת אותך להסתכל עליו בכל פעם שאתה ניגש לאפליקציית הדואר שלך, דבר שדורש זמן ואנרגיה. זה דומה לנפות דרך אותה ערימת דואר הולכת וגדלה מדי יום כדי למצוא מכתב או שטר ספציפיים. In-box zero יבטל את הזמן הנדרש לנקוט בפעולה על מיילים נכנסים על ידי אי הוספתם לערימה עצומה ממילא.

7. השתמש באפליקציית דואר המאפשרת לך לתזמן מועד שבו אתה רוצה שדוא"ל יגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך.

הפוך אימייל למשהו שאתה מקבל כשאתה רוצה לקבל אותו. לעתים קרובות אני מתזמן מחדש אימייל נכנס לזמן מוגדר במהלך היום שבו אני מתכנן לקרוא ולהגיב, ובכך שומר על תיבת הדואר הנכנס שלי ריקה ונהנה מהיתרונות של כלל מס' 6.

אם אני מקבל הודעת דוא"ל הנוגעת למיסים, אני מתזמן אותו כדי להגיע לתיבת הדואר הנכנס שלי ב-1 באפריל. אם הצוות שלי בכיתה ה' יקבל הודעת דוא"ל המבקשת פעולה מצידנו, אני מתזמן אותה כדי להגיע לתיבת הדואר הנכנס שלי בעוד עשרים וארבע שעות בתקווה שאחד מעמיתיי יטפל בבקשה לפני שאצטרך.

8. השב למיילים הדורשים פעולה במהירות האפשרית, ותמיד תוך עשרים וארבע שעות.

אי היענות למייל - גם אם תשובתך היא "אחזור אליך מחר" - מקרינה דמות של אדם המום, לא מאורגן ולא יעיל.

9. בחר א שורת הנושא כי מזהה בבירור את מטרת האימייל.

בחר שורות נושא למיילים שלך שיאפשרו לקוראים שלך לזהות את המטרה הכללית של המייל מבלי לפתוח אותו בפועל ויעזרו לך לחפש את המייל הזה בעתיד.

זכויות יוצרים 2022, מתיו דיקס. כל הזכויות שמורות.
הודפס מחדש באישור המו"ל, ספרייה עולמית חדשה.

סעיף מקור:

ספר: יום אחד הוא היום

יום אחד הוא היום: 22 דרכים פשוטות ומעשיות להניע את חייך היצירתיים
מאת מתיו דיקס

האם אתה טוב בלחלום על מה שאתה הולך להשיג "יום אחד" אבל לא טוב בלמצוא את הזמן ולהתחיל? איך בעצם תקבל את ההחלטה הזו ותעשה אותה? התשובה היא הספר הזה, המציע דרכים מוכחות, מעשיות ופשוטות להפוך דקות אקראיות לאורך כל ימיך לכיסי פרודוקטיביות, וחלומות להישגים.

בנוסף להצגת האסטרטגיות המנצחות שלו למעבר מחלום לעשייה, מת'יו דיקס מציע תובנות ממגוון רחב של אנשים יצירתיים - סופרים, עורכים, אמנים, אמנים ואפילו קוסמים - כיצד להגביר את ההשראה במוטיבציה. כל צעד בר-פעולה מלווה באנקדוטות אישיות ומקצועיות משעשעות ומעוררות השראה ותוכנית פעולה ברורה. יום אחד הוא היום ייתן לך את כל הכלים להתחיל ולסיים את ה________________ הזה [מלא את החסר].

למידע נוסף ו / או להזמנת ספר זה, לחץ כאן. זמין גם כספר שמע וכמהדורת קינדל.

על המחבר

מתיו דיקס, סופר רב מכר, מספר סיפורים מוכר בארץ ומורה עטור פרסים בבית ספר יסודי, מלמד סיפורים ותקשורת באוניברסיטאות, במקומות עבודה ארגוניים ובארגונים קהילתיים. הוא זכה במספר תחרויות סיפור של Moth GrandSLAM ויחד עם אשתו הקים את הארגון דבר לעזור לאחרים לשתף את הסיפורים שלהם. 

בקר אותו באינטרנט בכתובת MatthewDicks.com.

ספרים נוספים מאת מחבר זה.