shutterstock.com 

רובנו מכורים לדוא"ל. כמה אומדנים אומרים אנו מקדישים כמעט חמש שעות וחצי בכל יום חול כדי לבדוק זאת.

למרות התפוצצות המדיה החברתית בשנים האחרונות, הדוא"ל אינו בירידה. הערכות סקרים שמספר הדוא"ל הנשלח מדי יום יגדל ל -246 מיליארד בשנת 2019 (עלייה מ -205 מיליארד בשנת 2015). וכן יש ראיות הדוא"ל הזה הוא לא פחות משמורת של הצעירים כמו אלה שהיו שם כשהוא הומצא לראשונה.

אתה עשוי לחשוב שכולנו עובדים יותר ויותר. יש בזה איזו אמת. אך ניתן להסביר את עליית השימוש בדוא"ל גם בניסיונות שלנו להתמודד עם עומס יתר בתיבת הדואר הנכנס, לצד הכללי יותר עליית ההתמכרות הדיגיטלית. דוא"ל אינו עוד נחלת מחשבים שולחניים ומחשבים ניידים שלנו ורובנו ניגשים אליו כעת בסמארטפונים ובטאבלטים שלנו, לעתים קרובות בנוחות המיטות שלנו.

אנו נוטים להשיב להודעות דוא"ל במהירות, מה שמרמז שאנחנו בודקים אותן כל הזמן ומנסות לרוקן את הדלי, אפילו כשהוא מתמלא שוב. כדי סוף סוף לזכות בשליטה על תיבות הדואר הנכנס שלנו, עלינו להתמודד עם הסיבות השורשיות ולא רק עם התסמינים המתלקחים לעתים קרובות.

להלן עשר דרכים להשיג סוף סוף שליטה על הדואר הנכנס הכאוטי שלך.

1. הפסק להשתמש בדוא"ל כשירות צ'אט פונדקאי

דוא"ל לא באמת מיועד לשיחה מהירה. זה דורש זמן רב לדפדף בשיחות משורשרות ומוארכות אשר מעמיסות את תיבות הדואר הנכנס. השתמש בשיטות חלופיות ומתאימות יותר. ובאופן אידיאלי, פתרו דברים פנים אל פנים או טלפון מלכתחילה.

2. היזהרו מהודעות חוזרות

זה ידוע בשם הבעיה של "שכפול הודעות". מגיעה הודעת טקסט: "אני רק בודקת שקיבלת את המייל שלי". הטלפון מצלצל: "בדיוק שלחתי לך מייל".

אנשים רבים עדיין לא סומכים על החלטות שהוסכמו באופן וירטואלי. הרבה החלטות על ידי העברת הודעות ודוא"ל אינן מאמינות במלואן ואנו בסופו של דבר עם היררכיה של שכפול הודעות. טקסטים לאישור הודעות מדיה חברתית, מיילים לאישור טקסטים, שיחות טלפון לאישור מיילים ופגישות פנים אל פנים לאישור שיחות טלפון.

חפיפה זו גוזלת זמן רב ועשויה לבלבל. דוא"ל אינו מקום מצוין לקבלת החלטות רשמיות. חדר הישיבות בו אנו נפגשים כבני אדם אמיתיים הוא עדיין המקום המשפיע ביותר עבור אנשים רבים.

3. עשב את גינת הדוא"ל שלך

תיבת דואר נכנס עמוסה היא כמו גן שגדוש עשבים שוטים. בטווח הארוך משתלם להשקיע קצת זמן קבוע בהסרת הודעות עמוסות.

טיפ פשוט ויעיל אחד הוא להשתמש בפונקציית החיפוש ולחפש את המונח "ביטול הרשמה". זה יזרק מספר מפתיע של ניוזלטרים שאין לך זכרון אפילו להירשם אליהם.

אפילו לאחרGDPR, אתה עשוי בהחלט למצוא מאות מיילים לא רצויים. תעבור על כל אחד ותבטל את המנוי. זה יהיה מקרה של כאב לטווח קצר לרווח לטווח ארוך.

4. השתמש בתיקיית דואר הזבל בתבונה

זיהוי אוטומטי של הודעות דואר זבל השתפר בשנים האחרונות. אבל הם עדיין זוחלים לתיבות הדואר הנכנס שלנו. זוהי דרך קלה נוספת לעשיית דוא"ל. זה שווה את הזמן לחנך את תיקיית הדואר הזבל שלך כדי להפוך לטוב עוד יותר על ידי הצבת הודעות הדואר החשודות האלה. חפש גם בתיקיית דואר הזבל שלך כדי להסיר הודעות דוא"ל לגיטימיות שהוצבו שם ללא צורך.

5. בקשו מחברים ועמיתים להפסיק לשלוח לכם מיילים

אל תתבייש. אולי תהיה טקטי. סיבה נוספת לעומס הדוא"ל היא מיילים לא רצויים מהקרובים אליך. היה מוכן לבקש בנימוס מאנשים אחרים להפסיק לשלוח לך מיילים שעדיף לשתף אותם בפגישה, בטלפון או כהודעת טקסט.

6. שמור על בקשותיך פשוטות

אל תשלח מיילים מסובכים מדי. אם אתה מבקש חמישה דברים, הרבה אנשים משיבים רק כראוי לדבר האחרון ברשימה שלך. זה פשוט יוצר מיילים נוספים המחפשים את ארבעת הפריטים האחרים.

7. ודא שהתשובות שלך מקיפות

השב להכל במייל שאתה מקבל. לא לעשות זאת רק יוצר מיילים נוספים המחפשים את מה שלא השבת לו.

8. בדוק את הדוא"ל שלך רק בשעות קבועות

יש ראיות גוברות שאנחנו יותר פרודוקטיביים (ופחות לחוצים) אם נבדוק ומגיבים למיילים רק כמה פעמים ביום. זה מיתוס שעלינו להיות בקשר דקה אחר דקה. ואם אתה חייב לעשות זאת, דוא"ל אינו השיטה הטובה ביותר. השתמש בצורת הודעות מיידיות.

9. העתק את כותרת הנושא שלך בגוף הדוא"ל

אתה עשוי לחשוב שכתיבה של משהו פעמיים היא בזבוז מאמץ. לא כך בדוא"ל. כתוב בדיוק את מה שהדוא"ל שלך מחפש בסיכום קצר (15 מילים לכל היותר) בשורת הנושא של הדוא"ל ולאחר מכן סיים את הדוא"ל שלך באותו משפט. אמירה ברורה ופעמיים מגדילה את הסבירות לקבל תשובה מלאה ונכונה, כמו גם בקשות לקבל מענה הולם.

10. ויתרו על הדוא"ל לגמרי

מספר הדוגמאות של אנשים וארגונים שיש להם הפסיק להשתמש במייל לגמרי ומשומש שיטות תקשורת אחרות, ממשיך לעלות (אם כי כיצד זה יתפתח בטווח הארוך נותר לראות). ובכל זאת ויתור על דוא"ל יכול לגרום לך להיות פחות לחוץ ופרודוקטיבי יותר. שיטות תקשורת אחרות הן לרוב נזילות יותר. זה באמת אפשרי. נסה את זה במשך שבוע.

נסה כמה או את כל הטיפים האלה. לפעמים הדברים שאנחנו הכי לוקחים כמובן מאליו הם הדברים שגורמים לנו לבעיות הגדולות ביותר.

על המחבר

פול לוי, חוקר בכיר בניהול חדשנות, אוניברסיטת ברייטון

מאמר זה פורסם במקור ב שיחה. קרא את מאמר מקורי.

ספרים קשורים

at InnerSelf Market ואמזון