לפני כמה שנים, זמן קצר לאחר שהכונן הקשיח במחשב שלי התרסק, הייתי קצת מאחור בהדפסת הצ'קים שלי דרך מערכת הנהלת החשבונות שלי במחזור התשלומים. כדי לחסוך זמן, החלטתי לענות למיילים בהמתנה שכל בדיקה תעבור דרך המדפסת.

חסכתי זמן מכיוון שבזמן שהאימייל הבא שלי נטען (יש לי חיבור לאינטרנט איטי), הייתי מעביר את תשומת ליבי לשלב הבא בתהליך תשלום החשבונות. לאחר סיום הטעינה של הדוא"ל, הייתי משאיר את החשבון בתשלום ומחזיר את תשומת ליבי לדוא"ל. הלוך ושוב. הלוך ושוב. באותם רגעים חשבתי שאני חוסך זמן רב. אחרי הכל, עשיתי משהו פרודוקטיבי במהלך טעינת הדף. במבט לאחור חסכתי כנראה בסך הכל כחמש דקות.

העבר קדימה לאימייל שקיבלתי כעבור שבוע מ- BK&A כשבדקתי את הטלפון שלי בין פגישות הלקוח:

היי הלן,

מסרתי את הצ'ק שלך לצוות הכספים שלנו כשחזרתי מהפגישה והם הצביעו לי שהצ'ק לא נחתם.

אתה רוצה שאשלח את זה אליך לחתימה? אתה רוצה שאבוא ליד המשרד שלך? ספר לי מה מתאים לך ואנחנו נסתדר.

תודה רבה לך!
ריאן

באותו רגע הייתי במרחק של 10 דקות בלבד מהמשרד שלהם (ולא רציתי שיחכו עוד על כספים), נסעתי לשם. עשר דקות להגיע לשם. כמה דקות לשוחח עם ריאן. עשר דקות אחורה.

זמן בילוי כולל: כ- 25 דקות.
זמן שנחסך בעבר: 5 דקות.
זמן אבוד כולל: 20 דקות.

כל כך הרבה לחיסכון בזמן על ידי ריבוי משימות.

האם ריבוי משימות מציל את היום?

אשמח להיות מסוגל לומר לך כי ריבוי משימות יציל את היום, אך זה אכן יעשה את ההפך. יש כמה מקרים שזה יכול לעזור (אתן דוגמאות בהקדם), אך ברוב הפעמים, ריבוי משימות פוגע בנו. פשוט קרא את המחקר בנושא.

צוות חוקרים מאוניברסיטת גלזגו, אוניברסיטת לידס ואוניברסיטת הרטפורדשייר מצא כי האפקטיביות שלנו יורדת ב -69% אצל נשים ו -77% לגברים כאשר אנו מבצעים ריבוי משימות או מחליפים משימות! זו הוכחה נוספת לכך שהרב-משימות שאמרו לנו לשאוף אליהן בשנות התשעים היא בהחלט לא אחד מכלי ניהול הזמן שעלינו לעסוק בו.

ריבוי משימות מחלק את המוח לשניים. אם יש רק משימה אחת, משתמשים במוח כולו. אם יש שתי משימות, המוח מתחלק לשני חלקים, וכל מחצית עובדת על משימה אחת. אם יש יותר משתי משימות בו זמנית, המוח לא יכול לעבוד. אנו למעשה נותנים לעצמנו תסמינים דמויי הוספה כאשר אנו מבצעים ריבוי משימות!

מחקר באוניברסיטת קליפורניה, אירווין, מצא שכאשר המשימות מקוטעות ומתרחשת החלפת משימות, לוקח לעובדים עד 25 דקות לחזור למשימה המקורית, אם הם בכלל חוזרים. המשתתפים במחקר דיווחו כי דרך עבודה זו מסריחה.

מפחידה עוד יותר העובדה שרבים מהאנשים במחקרים אליהם אני מתייחס היו "ריבוי משימות מומחים" שמכריזים על עצמם. הם הרגישו שהם מסוגלים לבצע משימות מרובות, יכולים לעשות עבודה טובה, ולעתים קרובות נהנו ממהר האדרנלין מהניסיון לעשות כל כך הרבה בבת אחת. הם לא הבינו עד כמה הם ביצעו בצורה גרועה עד שהוצגו להם תוצאות המשימה היחידה שלהם לעומת תוצאות ריבוי המשימות שלהם.

בשורה התחתונה: אנחנו חושבים שאנחנו טובים בלהטוטל, אבל אנחנו לא.

מתי בפועל ריבוי משימות עובד?

אני מאמין שבני אדם מסוגלים לבצע ריבוי משימות עם נמוך-תפקוד כישורי מוח. "פונקציה נמוכה" פירושה שחשיבה אינה נדרשת מכיוון שישנה פעולה כלשהי (תנועות אוטומטיות ללא מחשבה).

דוגמאות:

ציור ציפורני הרגליים תוך כדי האזנה למשחק אחר משחק של הבוקרים של דאלאס

גריסת ניירות במהלך פרסומות בזמן צפייה בטלוויזיה

מרכלים בטלפון תוך כדי ערבוב סיר צ'ילי על הכיריים

קל גם לתת למשימה לרוץ ברקע בזמן שאתה מתרכז במשימה בחזית. זה מבחינה טכנית לא ריבוי משימות מכיוון שהמוח שלך לא עובד על שני דברים בבת אחת. אני קורא לזה משימת רוח רפאים.

דוגמאות:

ניקיון הבית בזמן שעומס הכביסה נמצא במכונת הכביסה או במייבש

לרוקן כלים מהמדיח בזמן ששיבולת השועל שלך מתחממת במיקרוגל

הגשת ניירות בזמן שהמחשב שלך לוקח לנצח (בסדר, חמש דקות) לאתחול

אך כפי שמראה המחקר, איננו מסוגלים לבצע ריבוי משימות היטב בכל הנוגע גָבוֹהַ-תפקוד פעולות מוחיות. איננו יכולים להשלים שתי משימות ביעילות בו זמנית או בזמן מעבר קדימה ואחורה. אנו יכולים לבצע את שתי המשימות ברמות בינוניות, אך לא במשימות טובות במיוחד מכיוון שאיננו משתמשים בכל מוחנו ומתמקדים רק במשימה אחת בכל פעם. וזה עולה לנו זמן וגורם לנו ללחץ בטווח הארוך.

האם תוכל לבצע ריבוי משימות בהצלחה עם פעילויות בתפקוד מוחי גבוה?

אתה לא צריך לעשות שני דברים בבת אחת שדורשים מחשבה או ריכוז, או לעבור קדימה ואחורה בתוך העבודה על שתי משימות שדורשות מהמוח שלך לחשוב - לא משנה כמה אתה חשוב שהמחשבות יהיו חשובות.

דוגמאות:

נהיגה וסמסים / אימיילים

השתתפות בשיחת עסקים חשובה תוך כדי בדיקת דוא"ל

בדיקת דוא"ל בין השלמת רכיבים שונים בתשלום חשבונות או יצירת הצעות או דוחות

גם אם אתה נוהג כבר 50 שנה, נהיגה אינה פונקציה משובשת. זה דורש קבלת החלטות בשבריר שנייה, במיוחד אם לידך אידיוט נוהג. הודעות טקסט - כן, אפילו LOL IMHO - מחייבות את המוח שלך לקרוא את מה שמישהו התקשר איתך, לחשוב על תגובה ולהעביר לאצבעותיך מה להקליד בחזרה. אתה לא יכול לעשות את שניהם טוב בו זמנית. רק תשאל מישהו שעבר תאונת דרכים עם נהג שהשתמש בסמארטפון שלו.

בדיקת אימייל - לא משנה עד כמה ההודעה תהיה טריוויאלית - היא משימה עם תפקוד מוחי גבוה מכיוון שאתה צריך לקרוא, לעבד את המידע ולהגיב. שיחה עסקית חשובה דורשת מחשבה ותגובות. תהליך תשלום החשבונות הוא משימה בתפקוד מוחי רב מכיוון שעליך לשלם לגוף הנכון את הסכום הנכון, לחתום ולוודא שהתשלום יועבר למקום הנכון.

בסיפורי הקודם, ניסיתי לעבור בין משימות בין משימות אלה עם תפקוד מוחי גבוה, ולכן הסתיימתי בטעות ... שעלתה לי זמן בהמשך.

איך להרוויח 45 דקות על כל שעה שאתה לא עושה ריבוי משימות!

חשוב על זה: אם היית עושה ריבוי משימות ו / או מחליף משימות למשך שעה אחת, על פי המחקר, הביצועים שלך ירדו ב -69 עד 77 אחוזים, מה שאומר שתבזבז כ- 45 דקות מזמנך. שם הזמן נעלם! נתנו לעצמנו לעשות זאת!

אם אתה רוצה להוריד את ביצועי העבודה שלך ביותר משני שלישים ולאבד זמן בתהליך, הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא להמשיך לאפשר לעצמך לבצע ריבוי משימות ולהעביר משימות. אבל אתה לא רוצה את זה, נכון? אתה כאן כדי לחסוך זמן ולהוריד את רמות הלחץ שלך. משימות הרוחות שלך יכולות להמשיך, אך ריבוי המשימות והחלפת המשימות צריכים להסתיים. עַכשָׁיו. ואתה בשליטה מוחלטת בזה כי זו ההחלטה שלך.

להלן האסטרטגיות שמאחורי הטקטיקה.

בנה את המודעות שלך.

כאשר אתה מוצא את עצמך עובר למצב ריבוי משימות או החלפת משימות, אמור לעצמך להפסיק. תגיד את זה בקול אם אתה צריך. "תפסיק!" בחר משימה אחת להתמקד בה במשך 15 הדקות הבאות.

יש תוכנית ליום שלך.

לדעת בדיוק מה אתה צריך להשיג באותו יום יעזור לך להישאר ממוקד ולמנוע ריבוי משימות.

קבע את טווח הקשב שלך.

בין אם יש לך ADD, ADHD או סנאי! (התג ההומוריסטי - אולי שמקורו בסרט משנת 2009 Up - המשמשים רבים לציון מצוקתם של מי שמסיחים את דעתנו בקלות), יש לכולנו טווחי קשב קצרים יותר בימינו - במיוחד אם אנו עובדים על משהו שאינו מהנה.

התחל לתזמן כמה זמן אתה יכול לעבוד על משימה אחת. מספר מוערך יעזור לך לבסס את זרימת העבודה שלך. (טווח הקשב שלי הוא רק תשע דקות במשימות משעממות).

גלה את זמן המוח הטוב ביותר שלך.

המוח שלנו נוטה לתפקד ברמות גבוהות בחלקים מסוימים של היום ורמות נמוכות יותר בזמנים אחרים. בתקופות נמוכות אלה מוחנו נוטה לעבור למצב ריבוי משימות מכיוון שהם עייפים מכדי להישאר מרוכזים. הימנע מעבודה על המשימות הקריטיות ביותר שלך בזמני המוח הנמוכים שלך ביום.

מצא פינת עבודה יצרנית.

לפעמים אנחנו עוברים בטעות על משימות כי אנחנו מוסחים. (סנאי!) כשיש לך פרויקט חשוב לעבוד עליו, מצא מקום ללא ויזואלי (יצירות אמנות מרשימות, ערימות של בלאגן, מסך מחשב) או הסחות דעת (שמיעה, מוסיקה, מחוון הודעות בטלפון או במחשב שלך).

נקה את שולחן העבודה שלך מכל החומרים למעט מה שאתה צריך.

ייתכן שיש לך מספר פרויקטים, אך תוכל לעבוד ביעילות רק על אחד בכל פעם. שים את החומרים לכל שאר הפרויקטים, ושמור על שולחן העבודה שלך רק את החומרים המתאימים לפרויקט היחיד עליו תתמקד בתקופת עבודה זו.

השתמש בטיימר כדי לשמור על מיקוד בלייזר.

אתה יכול לבחור מספר אקראי כמו 8 או 15 דקות. יתרה מכך, אם אתה יודע מה טווח הקשב שלך, הגדר את הטיימר למספר זה. הטיימר הוא תזכורת חזותית לכך שאתה אמור לעבוד על משהו. זה גם הכישלון שלך. אם שוטטתם משם, הטיימר יחזיר אתכם חזרה כשהוא נכבה.

פרסם את המטרה שלך באזור העבודה שלך.

בנוסף לטיימר או במקום טיימר, שקול לפרסם את מטרת המשימה שלך, כך שבכל פעם שאתה מסתכל למעלה כדי לאפשר למוח שלך לנדוד, המטרה שהוצבת תזכיר לך את מה שאתה אמור לעבוד עליו.

קח הפסקות.

המוח של כל אחד מתעייף בקצב אחר. כאשר אתה מרגיש שכוח המוח שלך מתחיל לרדת במורד (פחות אנרגיה, קשה יותר להתרכז), המוח שלך יהפוך לרגיש יותר לקבל החלטות לא כל כך גדולות לגבי הזמן שלך. אז תנו למוח שלכם הפסקה אחת לשעה-שעתיים. צאו לטיול קצר, קחו נשימה עמוקה, צאו ליהנות. אבל הגדירו את הטיימר שלכם מתי הגיע הזמן לחזור!

חוגגים זמן ממוקד.

התבונן כמה חזק המוח שלך בזמן שהתרכזת. חוגגים בחיוך, זורקים את הידיים לאוויר כאילו פשוט לא אכפת לכם, או אפילו עושים ריקוד שמח. זה ייצור אנדורפינים. הגוף חושק באנדורפינים. כאשר המוח משייך את המיקוד שלך לחגיגה ולאנדורפינים, הוא יחשוק יותר במיקוד. התמכר לפוקוס!

השלב הבא

משימה אחת בכל פעם, גם אם המיקוד הזה הוא למשך 15 דקות בלבד. חמש עשרה דקות של מיקוד בלייזר עדיפות בהרבה משעה של ריבוי משימות והחלפת משימות, במהלכה נאבד כ 45 דקות.

היי! אתה יכול להתמקד בלייזר למשך 15 דקות, ואז לדפוק או להתאמן או לנמנם ל -45 האחרים במקום! זה אותו פרק זמן, אבל אתה יכול לעשות הרבה יותר דברים כשאתה מקבל את ההחלטה למשימה יחידה.

© 2016 על ידי הלן סגורה. משמש באישור
הספרייה העולמית החדשה, נובאטו, קליפורניה. www.newworldlibrary.com

מקור המאמר

מתנקש חוסר היעילות: טקטיקות ניהול זמן לעבודה חכמה יותר, לא ארוכה יותר
מאת הלן סגורה.

לחץ כאן למידע נוסף ו / או להזמנת ספר זה.

על המחבר

הלן סגורה, MAEd, CPO, שוחחה עם אלפי מטיילים, ולמדה אותם לנהל לחץ על ידי החזרת השליטה בעבודתם הכאוטית ובחייהם האישיים. היא הדריכה מאות לקוחות לשיפור הפרודוקטיביות והביצועים האישיים שלהם על ידי יישום טכניקות מדעי המוח ושינוי התנהגותי כדי למחוק הרגלים הרסניים ובזבוז זמן. הלן הוצגה כמומחית ארגונית ביותר מ 100 הופעות בתקשורת. בקר באתר שלה בכתובת www.HeleneSegura.com